10 consejos para planificar una BODA

Una boda es uno de los días más importantes en la vida de cualquier pareja. Desde fotos de compromiso, hasta selección de proveedores, listas de verificación y la elección de su fiesta de bodas, hay muchos elementos que deben planearse de manera ordenada hasta que diga esas dos palabras mágicas: "Lo hago".

La planificación de su propia boda a veces puede ser abrumadora y estresante, pero si sigue estos consejos sin estrés a continuación, descubrirá que planificar su boda será fácil y más agradable desde la mentalidad profesional de un experto en eventos.

Consejos para planificar correctamente la boda

1) Establece un presupuesto y apégate a él
Las bodas pueden ser muy costosas, y al igual que en cualquier otro evento, es posible que desee agregar elementos adicionales a su lista maestra más cerca de la fecha del evento, que puede no estar en su presupuesto establecido.

Haz un presupuesto y apégate a él. Si cree que puede tener elementos de la "lista de deseos" que aparecerán más cerca del momento de la boda, agregue esos artículos con su presupuesto establecido desde el principio. Trate de no exceder nunca el monto establecido que ha presupuestado desde el primer día.

Si gasta demasiado en flores, entonces debe recortar algo más en su lista. Sea flexible con usted mismo, y priorice los artículos de gasto grande y los artículos que debe tener primero en su presupuesto como el vestido o velos para novias, sabiendo que deben pagarse y tenerse antes que nada, en lugar de los artículos de la "lista de deseos" que pueden eliminarse en cualquier momento.

2) Crear una línea de tiempo
Además del presupuesto, una línea de tiempo es la parte más importante de la planificación de una boda como profesional de eventos. Desarrolle un cronograma razonable, que se ajuste a su horario y planifique las fechas de vencimiento en un calendario. Encontrará sitios web de bodas bien conocidos que proporcionan listas de control con líneas de tiempo para usted, así que asegúrese de seguir estos al planificar su calendario. Dependiendo de la fecha de la boda, querrá asegurarse de tener tiempo suficiente para planificar e insertar pedidos que pueden llevar más tiempo que otros.

3) Encuentra las herramientas de eventos adecuadas para ti
Las herramientas de eventos son los mejores planificadores de eventos. Además de las listas de verificación de bodas en línea, busque aplicaciones de eventos con presupuestos, listas de verificación y recordatorios que se usen para bodas, o si prefiere usar sus aplicaciones de planificación de eventos, eso funcionará bien.

Algunos planificadores prefieren trabajar en Excel, mientras que otros prefieren el método de la vieja escuela para escribir todos los gastos pagados por un evento; depende de usted, pero asegúrese de hacer un seguimiento de todos los gastos al final del día para ayudar a que sus esfuerzos de planificación funcionen. ¡suavemente!

4) Elija los detalles importantes
Una vez que haya planificado el presupuesto y el calendario de la boda, es hora de descubrir los detalles más importantes de todos. El tamaño de la boda determinará más desde una perspectiva de presupuesto, por lo tanto, primero, cree una lista de invitados y apéguese a ella lo más cerca posible.

Una vez que haya completado la lista, continúe con la selección del lugar, la fecha de la boda y el tema. El proceso para seleccionar el lugar es muy similar a la selección de lugares para eventos para otros tipos de eventos.

Usted querrá reunirse con los dueños de los lugares, obtener una lista de lo que brindan y no lo hacen el día de la boda, pedirles que le envíen una cotización formal y averiguar qué fechas tienen disponibles que coincidan con el momento en que están trabajando hacia. Las parejas se comprometen constantemente, por lo que encontrar el fin de semana que mejor se adapte a ti es a veces difícil de hacer, pero lo más importante es que los detalles y el servicio que recibes en el lugar son cruciales.

Revise el contrato (y todos los contratos de los proveedores) antes de firmar con el lugar, y asegúrese de preguntar si puede visitarnos cuando tengan una fiesta para ver cómo se verá el lugar decorado y lleno de invitados. Como planificador, siempre es importante ver el espacio de su evento en acción antes de comprometerse.

5) Diseño con Calidad
Es posible que tenga varios recursos de diseño que utiliza para eventos cada año, y si se le ocurre una boda, ¡asegúrese de pedir ayuda para diseñar letreros, invitaciones, programas y guardar las fechas!

¡No hay nada más especial que un conjunto de bodas creativo y personalizado con un toque único que muestra el estilo y el carácter de la feliz pareja!

6) Los vendedores son su boleto de oro
Sea diligente al contratar vendedores. Encuentre referencias para todos sus proveedores y cree una hoja de cálculo con información de contacto y un contacto de respaldo para todos los proveedores. Como regla general, siempre recuerde que los proveedores son exactamente iguales a los de cualquier feria comercial o evento de eventos corporativos, pero en este caso, pueden ser un DJ, proveedor de comidas y bebidas, iluminación y decoración o empresa de fotomatón, floristería o bodas. vestido de boutique.

Es importante organizar reuniones con todos los proveedores, tener reuniones de seguimiento, asegurarse de que sus contactos se sientan como una extensión de usted desde el primer momento. Juntos, todos están creando una experiencia maestra para los invitados de la novia, el novio y la boda.

7) La atención a los invitados es fundamental
No importa qué evento se esté planificando, los profesionales del evento siempre se desviven para garantizar un servicio increíble. Una cosa que debe tener en cuenta al planear una boda es hacer un esfuerzo adicional para todos y todas las personas involucradas en la boda. Utilice a sus proveedores de regalos y personalice los favores de la fiesta para todos los regalos, una atención especial para los que vienen de otro lugar principalmente. Encuentre regalos especiales para los invitados, que puede personalizar para ellos, y crearán bolsas de bienvenida para que los invitados a la boda los dejen en el hotel de bodas preferido de elección y se encargarán de transfer desde el aeropuerto, si es necesario.

Dentro de la bolsa de bienvenida, asegúrese de incluir el horario de los fines de semana o los eventos diurnos, los horarios de llegada y adónde ir, y las golosinas para sus invitados. Puede personalizar sus objetos para la ubicación de la boda, por ejemplo, si la boda se lleva a cabo en una ciudad conocida por un equipo deportivo, ¡tal vez incluya algo con el nombre del equipo o una cerveza local! A sus invitados les encantarán las bolsas de bienvenida, y las ideas reflexivas se pondrán detrás.

8) Tómate tiempo para ti
A veces, incluso los organizadores de eventos de bodas en el papel de novios necesitan un poco de R & R el día de su boda. ¡Una excelente manera de asegurarte de que te concentras en ti es contratar a un coordinador de un día que simplemente puede continuar donde lo dejaste en tu increíble planificación!

Como profesional de eventos, quedarán impresionados por sus listas de verificación y hojas de proveedores, que serán útiles el día de su boda. Hay muchas empresas de eventos de bodas más pequeñas que brindan servicios de planificación por un precio asequible. Sus servicios prestados en su día especial lo tranquilizarán y le garantizarán un día libre de estrés, en el que puede asegurarse de que sus vendedores sean recibidos por otro profesional de eventos en A + fashion.

9) Anticipar Desafíos y posibles eventualidades
Ninguna boda, por muy bien planeada por los mejores planificadores de eventos, saldrá perfectamente. No espere que algo salga según lo planeado, y cuando lo haga, si usted es la novia o el novio, puede estar bien preparado para que su coordinador del día participe y aborde el problema, ¡o deje que se le escape de la espalda! El día de la logística a veces se puede pasar por alto, así como el organizador de eventos de bodas, asegúrese de triplicar la verificación de su lista de verificación sin importar qué suceda.

Es probable que muchos artículos pequeños no aparezcan en el día de la boda, como cremalleras rotas en vestidos, centros de mesa perdidos, sin saber dónde se debe ubicar un vendedor en el lugar, etc. Mantenga la calma en todo momento y tenga un Plan de respaldo a su plan de respaldo.

Las bodas no son para los débiles de corazón si asumen el rol de organizador de eventos de bodas, así que asegúrese de ser rápido cuando surjan problemas y actúe de manera asertiva para manejar las malabares de pelotas mientras vienen volando a su manera ☺

10) Disfrute de la preparación de su boda
La mayoría de las parejas se olvidan de tomar unos minutos y mirar alrededor de la habitación una vez que todo está planeado y en movimiento. Tómese unos minutos para relajarse y disfrute de la planificación de una memoria emocional y llena de diversión en sus vidas.

Recuerde que todos los eventos requieren una gran cantidad de tiempo, sudor y trabajo para ser retirados, pero las bodas son eventos de una naturaleza diferente. Tardan meses, a veces años en recuperarse, y ser capaz de absorber todo su trabajo duro se sentirá increíble.

En conclusión

Las bodas pueden ser muy divertidas de planificar como un profesional de eventos. Tener las herramientas y los consejos adecuados con anticipación, lo ayudará mucho en el proceso de planificación de la boda, a veces abrumador pero a la vez muy gratificante. ¡Esperamos que estos diez consejos sean útiles para cualquier profesional de eventos , o para un futuro organizador de bodas!

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